Substabelecimento: 3 riscos ao substabelecer um processo

O substabelecimento de processos é uma prática amplamente utilizada para otimizar a gestão de casos e garantir o atendimento de vários clientes.

No entanto, assim como qualquer ferramenta poderosa, o substabelecimento traz consigo um conjunto de riscos que demandam atenção, como por exemplo 3 tópicos objetivos sobre os riscos do substabelecimento:

1. Perda de prazos processuais por falhas nas intimações

   • Ao substabelecer sem pedir que as intimações sejam feitas exclusivamente em nome do advogado substabelecente, o novo patrono pode ser o único a receber notificações, causando risco de não ciência de atos importantes e possível nulidade processual.

2. Falta de solicitação de intimação exclusiva ao receber substabelecimento

   • Mesmo assumindo o processo, se não houver pedido expresso para que as intimações sejam direcionadas apenas ao novo advogado, elas podem continuar indo também para o anterior, aumentando o risco de perda de prazos e comprometimento da defesa.

3. Manutenção indevida de poderes após a conclusão da diligência

   • Não revogar o substabelecimento recebido ou concedido após o cumprimento da atribuição mantém a responsabilidade solidária do advogado, podendo gerar obrigações indesejadas e riscos ético-profissionais.

Embora o substabelecimento seja uma estratégia útil para distribuir a carga de trabalho e aproveitar a expertise dos demais profissionais, não se deve ignorar as nuances que podem afetar negativamente os resultados desejados.

Para entender um pouco mais sobre essa prática e como ela pode prejudicar seu cotidiano, continue a leitura e acompanhe nossas recomendações.

O que é um substabelecimento?

O substabelecimento se refere à transferência, total ou parcial, dos poderes e responsabilidades de um advogado em relação a um processo ou caso para outro advogado, seja da mesma equipe ou escritório, ou mesmo de outro grupo de advogados.

Em termos simples, é a delegação de parte ou de todos os poderes de representação e atuação de um advogado a outro profissional. Assim, o procurador (advogado) confere poderes recebidos pelo outorgante para outro advogado no processo, conforme redação do Código Civil:

Art. 655. Ainda quando se outorgue mandato por instrumento público, pode substabelecer-se mediante instrumento particular.

Quais os tipos de substabelecimento?

O substabelecimento pode ser COM RESERVA DE PODERES — pelo qual o Advogado que substabelece se mantém com os poderes outorgados, ou seja, continua atuando no processo— ou SEM RESERVA DE PODERES — pelo qual o Advogado que substabelece cede totalmente os poderes recebidos se excluindo totalmente do processo — que ocorre geralmente quando há substituição de patrono na causa.

Inúmeras são as situações que podem exigir o substabelecimento no processo, seja para retirar uma cópia, comparecer em Audiência, simplesmente protocolar uma petição no processo eletrônico, ou mesmo pela troca de Advogado pelo outorgante.

Todavia, este ato merece especial atenção. Veja alguns casos em que o substabelecimento pode comprometer o acompanhamento do processo.

Como funciona o ato de substabelecimento?

Para que o substabelecimento seja implementado é preciso realizar uma transferência de poderes e responsabilidades de um advogado para outro em relação ao processo. Veja, a seguir, quais as principais etapas para concluir essa ação legal.

Preenchimento do documento de substabelecimento

O advogado original (substante) é responsável por preparar o documento de substabelecimento com ou sem reservas de poderes. Ele deve ser cuidadosamente redigido e apresentar informações detalhadas sobre o processo. Além disso, é necessário definir os poderes específicos que estão sendo transferidos e os detalhes repassados ao advogado substabelecido.

Assinaturas e autorizações

Após o preenchimento detalhado do documento, é necessário seguir para a assinatura pelo advogado substante, indicando a autorização formal da transferência de poderes e responsabilidades. Em algumas jurisdições também são necessárias as assinaturas do cliente ou aprovação do tribunal para que esse procedimento seja autorizado.

Notificações

Tal mudança exige a notificação das partes relevantes, bem como o tribunal. Isso geralmente é feito por meio de uma notificação escrita, apresentando o advogado substabelecido como representante do cliente no processo. Tal cuidado é crucial para que o profissional certo seja informado durante o andamento do processo.

Registro no processo

Tanto o documento de substabelecimento quanto a notificação correspondente devem ser arquivadas junto ao processo em questão. Isso contribui para manter o registro legal da evolução do processo, prevenindo confusões e problemas futuros.

Continuidade de representação

Cabe ao advogado substabelecido assumir os poderes e responsabilidades específicas do processo, conforme determinado pelo documento de substabelecimento. Isso inclui o comparecimento em audiências, a apresentação de documentos, a realização de negociações e a tomada de demais medidas em nome do cliente.

Comunicação e coordenação

Para que não haja problemas durante o processo, é necessária uma boa comunicação entre os advogados envolvidos. Isso garante que ambos estejam alinhados quanto a estratégia do caso ou qualquer informação necessária para coordenar as ações futuras.

O que não pode faltar no modelo de substabelecimento?

Um modelo de substabelecimento eficaz deve ser claro, completo e abrangente para garantir que todas as partes envolvidas tenham uma compreensão plena dos poderes e responsabilidades que serão transferidos.

Entre as informações que devem estar presentes no modelo de substabelecimento, destacam-se: nomes completos e informações de contato tanto do advogado substante quanto do advogado substabelecido, respectivos números de registro na OAB, endereço, CEP, cidade e demais informações de contato.

Para preencher o modelo de substabelecimento, é válido ter atenção e contar com documentos que foram pensados para simplificar a sua vida. Com as opções disponibilizadas pela Modelo Inicial, você consegue evitar diversos problemas que podem surgir.

O que o código civil aborda sobre o substabelecimento?

Entender o que diz o código civil pode ajudar a melhorar a sua atuação e evitar todos os riscos que vamos apresentar ao longo do texto. Por isso, destacamos o trecho, a seguir:

Art. 667. O mandatário é obrigado a aplicar toda sua diligência habitual na execução do mandato, e a indenizar qualquer prejuízo causado por culpa sua ou daquele a quem substabelecer, sem autorização, poderes que deveria exercer pessoalmente.

§ 1º Se, não obstante proibição do mandante, o mandatário se fizer substituir na execução do mandato, responderá ao seu constituinte pelos prejuízos ocorridos sob a gerência do substituto, embora provenientes de caso fortuito, salvo provando que o caso teria sobrevindo, ainda que não tivesse havido substabelecimento.

§ 2º Havendo poderes de substabelecer, só serão imputáveis ao mandatário os danos causados pelo substabelecido, se tiver agido com culpa na escolha deste ou nas instruções dadas a ele.

§ 3º Se a proibição de substabelecer constar da procuração, os atos praticados pelo substabelecido não obrigam o mandante, salvo ratificação expressa, que retroagirá à data do ato.

§ 4º Sendo omissa a procuração quanto ao substabelecimento, o procurador será responsável se o substabelecido proceder culposamente.

Quais são os riscos do substabelecimento?

Agora que você já sabe o que o Código Civil apresenta sobre o assunto, que tal descobrir quais são os principais riscos do Substabelecimento? Descrevemos cada um deles em detalhes, a seguir.

1. Substabelecer sem pedir que as intimações ocorram exclusivamente ao advogado substabelecente

Esse ato aparentemente inofensivo pode lhe custar um prazo processual. Isso porque, em algumas situações, o cadastro do processo no sistema pode considerar apenas o último Advogado que consta no processo.

Ou seja, talvez aquele Advogado que apenas lhe ofereceu suporte na audiência seja o único a receber as notificações do processo. Nesse caso, você, que efetivamente atende a demanda, não fica sabendo de alguma intimação importante, como nos exemplos a seguir:

Exemplo prático:

Desse modo, ao substabelecer com reservas de poderes, atentar para incluir na petição de juntada um requerimento de que as intimações sigam ocorrendo exclusivamente em nome do Advogado Substabelecente, sob pena de nulidade.

2. Receber substabelecimento, sem requerer expressamente sua inclusão nas intimações

O mesmo cuidado tomado ao substabelecer deve ser adotado ao receber substabelecimento. Isto porque, em alguns casos, mesmo que o Advogado assuma integralmente o processo, recebe um substabelecimento com reservas. Ou seja, as intimações podem ocorrer tanto em nome do novo Advogado como em nome do antigo, gerando um sério risco de que o novo patrono não seja intimado, como nos exemplos abaixo.

Primeiro exemplo prático

AGRAVO DE INSTRUMENTO. DIREITO PRIVADO NÃO ESPECIFICADO. AÇÃO DE EXECUÇÃO. INEXISTÊNCIA DE NULIDADE DAS INTIMAÇÕES. SUBSTABELECIMENTO COM RESERVA DE PODERES. AUSÊNCIA DE PEDIDO DE EXCLUSIVIDADE DE INTIMAÇÃO. O substabelecimento, com reserva de iguais poderes, a outro advogado não tem o condão de anular a intimação, pois não houve pedido expresso de que as intimações fossem feitas exclusivamente em nome do causídico substabelecido. Precedentes do STJ. Caso. Validade das intimações feitas em nome de qualquer dos advogados constituídos nos autos. AGRAVO DE INSTRUMENTO DESPROVIDO. UNÂNIME. (TJRS, Agravo de Instrumento 70079669545, Relator(a): Giovanni Conti, Décima Sétima Câmara Cível, Julgado em: 21/02/2019, Publicado em: 28/02/2019)

Segundo exemplo prático

AGRAVO REGIMENTAL NO HABEAS CORPUS. TRÁFICO DE ENTORPECENTES.NULIDADE NO JULGAMENTO DA APELAÇÃO CRIMINAL. INTIMAÇÃO PARA A SESSÃO DE JULGAMENTO EM NOME DO ADVOGADO SUBSTABELECENTE. AUSÊNCIA DE PEDIDO EXPRESSO DE INTIMAÇÃO EXCLUSIVA NO NOME DO ADVOGADO SUBSTABELECIDO. AUSÊNCIA DE PEDIDO DE SUSTENTAÇÃO ORAL. INEXISTÊNCIA DE NULIDADE. REGIMENTAL IMPROVIDO. 1. Não há como reconhecer a nulidade por ausência de intimação do defensor constituído, uma vez que a publicação se deu em nome do advogado substabelecente, tendo sido consignado pelo Tribunal de origem inexistir solicitação expressa para intimação exclusiva de patrono específico, nem mesmo de sustentação oral, tampouco constou no substabelecimento a cláusula sem reserva de poderes, presumindo-se que o substabelecente permanece atuante nos autos.Precedentes. 2. Agravo regimental improvido. (STJ, AgRg no HC 373.072/SP, Rel. Ministro NEFI CORDEIRO, SEXTA TURMA, julgado em 07/08/2018, DJe 16/08/2018)

Terceiro exemplo prático

AGRAVO INTERNO NO AGRAVO EM RECURSO ESPECIAL. 1. INTERPOSIÇÃO DO AGRAVO APÓS O TRANSCURSO DO PRAZO DE 15 DIAS ÚTEIS (ART. 219, C/C O ART. 1.003, § 5º, DO CPC/2015). INTEMPESTIVIDADE RECONHECIDA. 2. ALEGAÇÃO DE NULIDADE DA INTIMAÇÃO. PLURALIDADE DE ADVOGADOS.AUSÊNCIA DE SOLICITAÇÃO PARA QUE AS INTIMAÇÕES FOSSEM EFETUADAS TAMBÉM EM NOME DO SUBSTABELECIDO. NULIDADE AFASTADA. 3. AGRAVO INTERNO NÃO CONHECIDO. 1. Nos termos do art. 219, c/c o art. 1.003, § 5º, ambos do Código de Processo Civil de 2015, é intempestivo o recurso interposto com fundamento na respectiva lei adjetiva após escoado o prazo de 15 (quinze) dias úteis, à exceção dos embargos de declaração. 2. Com efeito, no caso dos autos, não há como acolher o pedido de republicação da decisão agravada sob o argumento de nulidade na intimação por não constarem os nomes dos demais patronos substabelecidos, uma vez que não houve solicitação expressa para que as intimações fossem também expedidas em nome das advogadas substabelecidas. Assim, nada impediria que na publicação constasse, além do nome daquele patrono substabelecido, o de qualquer dos outros. 3. Agravo interno não conhecido. (STJ, AgInt no AREsp 1314850/SP, Rel. Ministro MARCO AURÉLIO BELLIZZE, TERCEIRA TURMA, julgado em 22/10/2018, DJe 25/10/2018)

Assim, ao ingressar num processo por meio de substabelecimento, peticione imediatamente que as intimações ocorram em nome do novo Advogado, sob pena de nulidade. Este cuidado, visa lhe resguardar de suscitar a nulidade de intimação que não ocorra no seu nome, como, por exemplo:

PROCESSUAL CIVIL. PLURALIDADE DE ADVOGADOS. PEDIDO DE INTIMAÇÃO EM NOME DE ADVOGADO ESPECÍFICO. PUBLICAÇÃO DA DECISÃO AGRAVADA EM QUE CONSTOU O NOME DE PATRONO DIVERSO. NULIDADE RECONHECIDA. EMBARGOS DE DECLARAÇÃO ACOLHIDOS COM EFEITO INFRINGENTE. 1. Segundo jurisprudência reiterada desta Corte, é nula a intimação quando não observado pedido expresso de publicação em nome de advogado específico. Precedentes da Corte Especial do STJ: MS 20.490/DF, Rel. p/ Acórdão Ministro Og Fernandes, DJe 23/09/2014 e EREsp 812.041/RS, Rel. Ministro Massami Uyeda, DJe 16/12/2011. Tal nulidade, de natureza relativa, deve ser suscitada na primeira oportunidade em que a parte vier aos autos. (...) Havendo requerimento expresso de publicação exclusiva, é nula a intimação em nome de outro advogado, ainda que conste dos autos instrumento de procuração ou substabelecimento, haja vista o cerceamento de defesa (art. 236, § 1º, do CPC). 2. Se o vício de irregularidade da intimação, ensejador de nulidade relativa, for alegado na primeira oportunidade em que couber à parte falar nos autos, não há falar em preclusão (art. 245 do CPC). (...) (STJ - REsp: 1577282 MA 2015/0327496-5, Relator: Ministro NAPOLEÃO NUNES MAIA FILHO, Data de Publicação: DJ 02/10/2018)

Portanto, seja na petição inicial ou em petição de juntada de substabelecimento, sempre insira o requerimento de INTIMAÇÃO EXCLUSIVA em nome de Advogado específico, visando com isso, diminuir os riscos de perder uma intimação, ou ao menos, de poder suscitar a sua nulidade.

3. Não revogar substabelecimento recebido após cumprida diligência

Outra grave falha ocorre entre os Advogados que trabalham comumente como correspondentes. Isso acontece por atuar numa comarca específica auxilia outros profissionais de longe em algumas diligências.

Esse risco, apresentando no Art. 667 do Código Civil, acontece porque todo aquele que recebe poderes para atuar no processo, bem como aquele que substabelece responde por ele. Um cuidado muito importante a ser adotado nesses casos é promover a REVOGAÇÃO DESTES PODERES após cumprida a atribuição.

Assim, ao deixar de revogar os poderes recebidos ou conferidos, o Advogado substabelecente responde igualmente pelas obrigações assumidas pela procuração originária, exceto se houver poderes específicos no substabelecimento ou houver expressa revogação dos poderes.

Qual a importância de evitar riscos relacionados ao substabelecimento?

Agora que você já conhece os riscos associados ao substabelecimento, é válido entender porque é necessário evitá-los. Por isso, destacamos algumas das razões pelas quais você precisa ter cuidado com essa prática. Confira mais, a seguir.

Ser responsável com o cliente

Quando um advogado consegue substabelecer seus poderes, continua sendo o responsável principal perante o cliente. Ou seja, ele ainda é obrigado a garantir que o trabalho seja realizado com competência e diligência.

Dessa forma, caso o advogado substabelecido cometa erros ou negligência, o profissional que fez o substabelecimento ainda pode ser responsabilizado, além de não atender as demandas que o cliente que o contratou apresenta.

Acompanhar todo o processo

Como você viu, um dos perigos do substabelecimento é não ter acesso às comunicações relacionadas ao processo do cliente, podendo, inclusive, perder informações importantes para a causa em questão.

Desse modo, a comunicação entre o advogado original e o substabelecido é essencial para garantir que todas as ações tomadas estejam alinhadas com a estratégia legal e os interesses do cliente.

Manter um controle efetivo sobre o andamento do caso é fundamental para evitar surpresas desagradáveis e assegurar que o cliente seja devidamente representado. Essa é mais uma das razões para ter cuidado com os riscos do substabelecimento.

Assegurar que os interesses do cliente sejam atendidos

Oferecer um bom atendimento aos seus clientes é fundamental para assegurar melhora na sua reputação no mercado e ter mais demanda pelos seus serviços.

Nesse sentido, o principal objetivo é sempre proteger os interesses do cliente. O advogado deve evitar substabelecer o caso de forma descuidada, negligente ou por motivos inadequados. Esse cuidado vai assegurar que o cliente obtenha a melhor representação possível.

Por que atentar para o assunto?

É preciso ter atenção ao substabelecimento para manter a responsabilidade profissional em dia, além de garantir que os interesses de seus clientes sejam atendidos. Além disso, ter cuidado com essa prática é fundamental para que todas as decisões sejam tomadas de forma alinhada aos objetivos e necessidades do seu cliente.

Ao compreender quais são os principais cuidados do substabelecimento, fica mais fácil contornar as situações de riscos e garantir eficiência durante os processos. Além disso, torna-se possível atender as demandas dos clientes sem dificuldades ou falta de informação. Ao usar o modelo que disponibilizamos, você consegue contornar todos os perigos destacados no texto.

Veja também: Modelo de substabelecimento para Advogado correspondente

Modelo de revogação dos poderes

Modelo de reserva de honorários após substabelecer no processo.

Fonte: Modelo Inicial