O uso do WhatsApp no ambiente de trabalho tem se tornado cada vez mais comum, seja para comunicação interna entre colaboradores ou para o atendimento de clientes.
No entanto, esse hábito pode trazer diversos riscos para a empresa e para os funcionários, especialmente em relação à segurança da informação, controle de jornada de trabalho e a responsabilidade por atos realizados por meio desse canal.
A seguir, veja os principais riscos, e como se resguardar:
- Insegurança no compartilhamento de informações: O WhatsApp não oferece garantias suficientes de proteção contra vazamentos ou interceptações de dados sensíveis, como informações estratégicas da empresa, dados de clientes ou informações pessoais de colaboradores.
- Controle de jornada de trabalho: A comunicação fora do horário de expediente pode gerar controvérsias sobre horas extras e adicional de sobreaviso, conforme o art. 6º da CLT, que equipara o trabalho remoto, incluindo o uso de aplicativos de mensagens, ao trabalho presencial. Responder a mensagens após o expediente pode, em certas circunstâncias, configurar horas trabalhadas, levando à obrigação de pagamento de horas extras.
- Assédio moral e exposição excessiva: O uso do WhatsApp para fins de trabalho pode resultar em práticas abusivas, como assédio moral, ao pressionar funcionários fora do horário de trabalho ou ao expô-los a mensagens inadequadas ou desnecessárias.
- Responsabilidade por condutas ilícitas: O colaborador que utiliza o WhatsApp em nome da empresa pode comprometer a organização em casos de má conduta, como envio de informações falsas, injúrias ou até mesmo uso inadequado do aplicativo, gerando problemas legais e reputacionais.
- Ausência de registro formal das comunicações: As mensagens trocadas pelo WhatsApp não seguem um padrão formal de registro. Isso pode dificultar a comprovação de instruções ou acordos realizados via o aplicativo, prejudicando a rastreabilidade e a organização documental.
Quais precauções podem ser adotadas no uso de WhatsApp no trabalho?
Para minimizar os riscos, as empresas devem adotar medidas preventivas e boas práticas que garantam a segurança e a integridade nas comunicações. As principais precauções incluem:
- Política de uso de aplicativos de mensagens: A empresa deve estabelecer uma política clara sobre o uso do WhatsApp para fins corporativos, detalhando horários de utilização, regras de conduta e orientações quanto ao conteúdo que pode ser compartilhado. Essa política deve ser formalizada e assinada pelos colaboradores, para garantir sua aplicação.
- Segurança da informação: Sempre que possível, deve-se evitar o compartilhamento de informações sigilosas ou sensíveis por meio do WhatsApp. Em vez disso, adotar sistemas de comunicação internos e mais seguros para o tratamento de dados confidenciais, como e-mails corporativos ou plataformas de comunicação empresarial com criptografia reforçada.
- Controle de jornada: Para evitar questões trabalhistas, o uso do WhatsApp fora do horário de expediente deve ser restrito e controlado. A empresa pode optar por estipular horários para o envio e recebimento de mensagens de trabalho, evitando que os colaboradores sejam contatados fora do expediente, exceto em situações de emergência.
- Orientações sobre conduta: Os colaboradores devem ser orientados quanto ao uso adequado do WhatsApp para fins profissionais. Isso inclui evitar o envio de mensagens fora de contexto, linguagem inadequada ou conversas informais que possam gerar mal-entendidos.
- Backup e auditoria: Implementar mecanismos de backup automático das conversas do WhatsApp utilizadas em contas corporativas pode ajudar a manter um registro das comunicações. Ferramentas específicas para a gestão de mensagens corporativas podem ser integradas para assegurar maior controle e monitoramento.
- Separação de contas pessoais e profissionais: É recomendável que os colaboradores utilizem números e contas distintas para o uso pessoal e o uso profissional do WhatsApp. Isso contribui para a preservação da privacidade e evita o risco de compartilhamento acidental de informações profissionais em conversas pessoais.
O uso do WhatsApp no ambiente de trabalho apresenta vantagens em termos de comunicação rápida e eficiente, mas também expõe a empresa e seus colaboradores a diversos riscos, que vão desde a segurança da informação até problemas trabalhistas.
Para mitigar esses riscos, é fundamental que a empresa adote políticas claras de uso, orientações sobre condutas e boas práticas de segurança. Além disso, o controle rigoroso da jornada de trabalho e a separação entre contas pessoais e profissionais são medidas essenciais para evitar problemas futuros.
A consultoria de um advogado especializado em Direito do Trabalho e Direito Digital é recomendada para a criação de políticas adequadas e para orientação sobre questões legais relativas ao uso do WhatsApp no ambiente corporativo.
Sobre o tema, veja um modelo completo de Política de uso de aplicativos no ambiente de trabalho.
