A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um documento essencial que registra a vida laboral do trabalhador. A anotação correta na CTPS é uma obrigação legal imposta ao empregador e tem como finalidade assegurar os direitos trabalhistas do empregado, como FGTS, INSS, férias, 13º salário, entre outros.
Conforme o artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o empregador tem a obrigação de realizar as anotações na CTPS no prazo de até cinco dias úteis a contar da data de admissão do trabalhador.
Tais anotações devem ser feitas com exatidão, incluindo:
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Data de admissão
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Remuneração
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Condições especiais, se houver
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Função exercida
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Alterações contratuais posteriores
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Data e motivo da rescisão do contrato
Além disso, após o encerramento do vínculo, o empregador deve devolver a CTPS ao trabalhador no prazo de até 48 horas, devidamente atualizada.
Base legal
CLT, artigos 29 a 52
Lei nº 13.874/2019 - instituiu a CTPS Digital
Portaria nº 1.065/2019 da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho - regulamenta a CTPS Digital
Decreto nº 10.410/2020 - atualiza regras da CTPS Digital e do eSocial
Requisitos e procedimentos
A obrigação do empregador envolve:
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Solicitação e anotação: Ao admitir o empregado, o empregador deve solicitar a CTPS para proceder com as anotações devidas.
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Devolução em prazo legal: A CTPS física deve ser devolvida no prazo máximo de 48 horas. Já no caso da CTPS Digital, as informações devem ser lançadas no sistema do eSocial, com os mesmos prazos previstos em lei.
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Exatidão e clareza: Todas as anotações devem ser feitas de maneira legível, sem rasuras e de forma completa.
Responsabilidades e penalidades
O descumprimento dos prazos ou a omissão de informações na CTPS pode sujeitar o empregador a penalidades administrativas.
A obrigação de anotar a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) está prevista no artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O descumprimento dessa norma acarreta penalidades, conforme disposto no artigo 47 da própria CLT:
Art. 47 da CLT - O empregador que não registrar o empregado com o respectivo contrato de trabalho na CTPS será sujeito à multa de valor igual a R$ 3.000,00 por empregado não registrado, acrescida de igual valor em cada reincidência. Para microempresa ou empresa de pequeno porte, a multa será de R$ 800,00 por empregado não registrado.
A multa pode ser aplicada:
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Quando não há registro do vínculo empregatício na CTPS;
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Quando há omissão de dados obrigatórios, como data de admissão ou remuneração;
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Quando a anotação é feita fora do prazo legal de cinco dias úteis.
Nesse sentido, são os precedentes sobre o tema:
RECURSO ORDINÁRIO. RECLAMADA. VÍNCULO DE EMPREGO. (...) MULTA POR DESCUMPRIMENTO DE OBRIGAÇÃO DE FAZER. ANOTAÇÃO CTPS. OBRIGAÇÃO EMPREGADOR. TESE JURÍDICA PREVALECENTE Nº 7. Conforme entendimento consolidado neste E. Tribunal, é possível a imposição de multa no sentido de levar a efeito a obrigação de fazer concernente a anotações na CTPS do empregado. Nega-se provimento. (...). (TRT-1, Processo N. 0100339-33.2023.5.01.0284 - DEJT 23/05/2024)
Além disso, erros ou omissões podem causar prejuízos diretos ao trabalhador, inclusive impedindo o acesso a benefícios como o seguro-desemprego ou aposentadoria, o que pode gerar ações judiciais por danos morais ou materiais.
CTPS Digital
Com a introdução da CTPS Digital (Lei nº 13.874/2019), a anotação passou a ser feita eletronicamente por meio do sistema eSocial. Apesar disso, a obrigação de registro permanece, e a omissão de dados no eSocial equivale à não anotação da CTPS, sujeitando o empregador às mesmas penalidades.
Linha de defesa do empregador
Caso o empregador seja questionado judicialmente por ausência de anotação ou devolução da CTPS, a linha de defesa poderá se basear em:
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Demonstração de que a anotação foi realizada dentro do prazo legal;
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Comprovação de que a CTPS foi entregue pelo trabalhador fora do prazo (eximindo o empregador da responsabilidade por eventual atraso);
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Apresentação de registros no sistema do eSocial como prova de que as informações foram devidamente inseridas na CTPS Digital.
Diante das possíveis sanções, recomenda-se fortemente a assessoria de um advogado trabalhista para garantir o correto cumprimento das obrigações legais e elaborar defesa adequada em caso de autuação.
Sobre o tema, veja um modelo de notificação em face da não anotação da CTPS.
