Art . 36.

A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor ou entidade beneficiaria, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito ou da habilitação ao benefício (Lei nº 4.320/64, art. 63).

§ 1º A verificação de que trata este artigo tem por fim apurar:

a) a origem e o objeto do que se deve pagar;

b) a importância exata a pagar; e
c) a quem se deve pagar a importância para extinguir a obrigação.

§ 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos, obras executadas ou serviços prestados terá por base:

a) o contrato, ajuste ou acordo respectivo;

b) a Nota de Empenho;
c) o documento fiscal pertinente;
d) o termo circunstanciado do recebimento definitivo, no caso de obra ou serviço de valor superior a Cz$350.000,00 (trezentos e cinqüenta mil cruzados) e equipamento de grande vulto, ou o recibo, nos demais casos.

Art . 37.

A despesa de vencimentos, salários, gratificações e proventos, constará de folha-padrão de retribuição dos servidores civis, ativos e inativos (Lei nº 8.445/77, art. 3º).

Parágrafo único. A folha-padrão de retribuição obedecerá a modelo padronizado pelo órgão próprio do Poder Executivo e sua adoção é obrigatória para todos os órgãos da administração centralizada, autarquias federais e fundações instituídas pela União ou mantidas com recursos federais (Lei nº 6.445/77, parágrafo único do art. 3º).

Art . 38.

Não será permitido o pagamento antecipado de fornecimento de materiais, execução de obra, ou prestação de serviço, inclusive de utilidade pública, admitindo-se, todavia, mediante as indispensáveis cautelas ou garantias, o pagamento de parcela contratual na vigência do respectivo contrato, convênio, acordo ou ajuste, segundo a forma de pagamento nele estabelecida, prevista no edital de licitação ou nos instrumentos formais de adjudicação direta.

Art . 39.

Responderão pelos prejuízos que acarretarem à Fazenda Nacional, o ordenador de despesas e o agente responsável pelo recebimento e verificação, guarda ou aplicação de dinheiros, valores e outros bens públicos (Decreto-lei nº 200/67, art. 90).

Parágrafo único. O ordenador de despesa, salvo conivência, não é responsável por prejuízos causados à Fazenda Nacional, decorrentes de atos praticados por agente subordinado que exorbitar das ordens recebidas.

Art . 40.

A assinatura, firma ou rubrica em documentos e processos deverá ser seguida da repetição completa do nome do signatário e indicação da respectiva função ou cargo, por meio de carimbo, do qual constará, precedendo espaço destinado à data, e sigla da unidade na qual o servidor esteja exercendo suas funções ou cargo.

Art . 41.

Quando autorizado pelo Ministro de Estado, poderá ser usado chancela mecânica, mediante a reprodução exata, por máquina a esse fim destinada, da assinatura, firma ou rubrica de autoridade administrativa competente, na expedição de documentos em série ou de emissão repetitiva.

Parágrafo único. A autoridade administrativa fixará em ato próprio as condições técnicas de controle e segurança do sistema, e será responsável pela legitimidade e valor dos processos, documentos e papéis autenticados na forma deste artigo.