Em qualquer tipo de negociação que inclui obrigações, é importante ter segurança sobre as transações realizadas. Para atividades profissionais, é fundamental saber como elaborar um recibo corretamente.
Ele é um documento imprescindível, pois dá segurança quanto à quitação das obrigações. Para explicar sua importância e dar algumas dicas sobre como elaborá-lo corretamente, preparamos este artigo sobre o assunto. Confira!
O que é um recibo?
Trata-se de um registro escrito, uma formalização do pagamento de determinado valor ou de um serviço de uma pessoa para outra. Dessa forma, ele também serve para comprovar o cumprimento de alguma obrigação.
Ele pode discriminar um recebimento em dinheiro ou algum serviço. Vale ressaltar que ele se difere da nota fiscal por não poder ser utilizado como comprovante de recolhimento de impostos.
Qual é sua finalidade?
Quando é realizado um negócio que exija uma contraprestação, o recibo tem a finalidade de comprovar o cumprimento das obrigações das partes participantes do negócio. Por isso, é fundamental que ele seja devidamente especificado, com a descrição correta de sua origem e a assinatura de quem recebeu o dinheiro ou serviço.
Qual a base legal para a emissão de um recibo no Brasil?
A emissão de recibos no Brasil está embasada no Código Civil, no qual confere àquele que cumpre com sua obrigação o direito de obter prova de sua quitação, que estabelece:
Art. 319. O devedor que paga tem direito a quitação regular, e pode reter o pagamento, enquanto não lhe seja dada.
Um recibo pode ser considerado prova suficiente em uma disputa judicial?
Sim, um recibo é considerado prova documental de uma transação e pode ser utilizado em disputas judiciais como evidência de que o pagamento foi feito.
Todavia, se houver rasuras ou elementos questionáveis de sua validade, pode ser desconsiderado como prova.
Quais são os riscos de não usar um recibo?
Pela sua função de comprovar recebimentos, sua ausência pode gerar alguns riscos para os envolvidos na transação. Ele funciona como um instrumento de prova, por isso, caso não seja entregue ou seja confeccionado com erros, não vai proteger o devedor contra qualquer cobrança futura indevida, gerando o velho receio de que "um mau pagador, paga duas vezes".
Os tribunais destacam que a existência de um recibo é garantia de que o pagamento foi feito:
RECIBOS DE PAGAMENTO. VALIDADE. Caso em que o conjunto probatório revela que o reclamante detinha alfabetização suficiente para compreender o teor dos recibos que assinou, não havendo qualquer prova de que tenha sido coagido a assiná-los, mostrando-se, portanto, válida a prova documental. Recurso da reclamada provido. (TRT-4, 2ª Turma, 0020034-92.2023.5.04.0732 ROT, MARCAL HENRI DOS SANTOS FIGUEIREDO - Relator(a), em 22/06/2024)
Qual é a sua importância na área jurídica?
No exercício da advocacia, os recibos podem funcionar como uma prestação de contas pelo serviço jurídico prestado pelos advogados. Além disso, resguarda o cliente de ter efetuado o pagamento dos honorários. Com uma atuação ampla, que envolve desde a confecção de contratos até o acompanhamento processual, o advogado precisa fazer uso de recibos e protocolos.
Inclusive, essa prática é indispensável por força do artigo 12 do Código de Ética e Disciplina da OAB, que traz a proibição do advogado reter documentos do cliente. Nesse caso, o comprovante deve descrever a entrega de documentos, bens ou valores oriundos da prestação de serviços.
Em toda área jurídica o recibo se destaca também por se tratar de prova crucial nos casos de cobrança indevida.
Como elaborar um recibo?
Apesar de existirem alguns modelos de recibos pré-confeccionados, que podem ser adquiridos em lojas que vendam esses itens, ele não tem uma forma especificada pela lei. Por isso, para cada negócio pode ser necessário comprovar os pagamentos de formas diferentes.
Contudo, existem algumas informações que devem estar presentes como requisitos de validade desse documento, quais sejam:
- data em que foi realizado;
- dados de quem recebeu o valor;
- dados de quem realizou o pagamento;
- descrição de referência;
- valor que foi recebido.
Embora esses sejam os dados obrigatórios, ele pode conter outras informações que sejam relevantes para a transação. Considerando que o recibo precisa ser o mais detalhado possível, veja a seguir um passo a passo para elaboração desse documento.
Dê um título ao documento
É interessante colocar um título, sem deixar o espaço em branco. Existem exemplos que podem ser utilizados, como "Recibo de pagamento", "Declaração de pagamento", ou outros similares. O título deve ser claro quanto ao teor do comprovante, para facilitar as consultas posteriores.
Descreva o recebimento
Após o título, deve ser feita a descrição do serviço ou do recebimento. Nesse sentido, é preferível escrever o texto na primeira pessoa, do singular (em caso de pessoa física), ou do plural (quando o credor for pessoa jurídica). É importante descrever de modo claro quem recebeu o pagamento. Nesse campo, também pode ser incluída alguma informação relevante relacionada à contraprestação recebida, como número da parcela quando a quitação for parcelada.
Tenha atenção aos valores
É dever do emitente revisar o valor informado no comprovante para não entregar um documento com erro. Por isso, preste atenção aos valores mencionados. Para facilitar a identificação, é recomendado que o valor seja escrito de modo numérico seguido da forma extensa entre parênteses. Veja esse exemplo: R$150 (cento e cinquenta reais). Esse modo de escrita é importante para casos de divergência. Se houver alguma dúvida sobre o valor descrito, a forma alfabética prevalece sobre a numérica.
Verifique o foro para realizar os pagamentos
É importante verificar o foro em que os pagamentos serão realizados, pois, em caso de discussão sobre a validade do recibo, ela será levada para o setor judicial. Assim, se não houver indicação de um foro específico no documento, valerá o local de assinatura, que será a cidade de ajuizamento do litígio.
Reserve um espaço para local, data e assinatura
Os últimos itens na confecção do recibo são o local de pagamento, a data da emissão e a assinatura da pessoa que está recebendo. A data deve vir escrita por extenso. É recomendável que conste o nome completo e CPF da pessoa que recebeu e assinou o comprovante. Não esqueça de adicionar uma linha acima do nome com espaço suficiente para caber a assinatura.
Quais são os prazos de guarda obrigatórios para recibos, especialmente em casos tributários?
Para fins tributários, o prazo mínimo de guarda é de 5 anos, conforme o Código Tributário Nacional, mas em alguns casos, como recibos de imóveis, pode ser recomendável guardar por tempo indeterminado.
Um recibo pode ser emitido de forma eletrônica? Existe algum formato específico a ser seguido?
Sim, o recibo pode ser emitido de forma eletrônica, desde que cumpra os requisitos legais de identificação e autenticidade. Não há um formato específico, mas é importante conter as mesmas informações de um recibo físico e, preferencialmente, ser assinado digitalmente.
Qual é a diferença entre um recibo e uma nota fiscal?
A nota fiscal é um documento fiscal obrigatório que registra a venda de produtos ou serviços para fins tributários, enquanto o recibo é a comprovação do pagamento. A nota fiscal tem exigências tributárias que o recibo não possui.
Quais as consequências legais de emitir um recibo com informações incorretas?
Emitir um recibo com informações incorretas pode gerar questionamentos sobre a validade do pagamento e, em casos graves, pode ser considerado falsidade ideológica, o que pode levar a sanções civis e criminais.
Em que situações a ausência de um recibo pode gerar problemas legais para as partes envolvidas?
A ausência de um recibo pode causar dificuldades em provar o pagamento realizado, o que pode levar a disputas judiciais sobre a quitação de dívidas, especialmente em contratos verbais.
O que deve ser feito caso o emitente de um recibo se recuse a fornecer o documento?
Se o emitente se recusar a fornecer o recibo, o pagador pode se negar a efetuar o pagamento ou mesmo buscar medidas legais, como uma notificação extrajudicial ou mesmo ação judicial, para exigir a emissão do recibo, com base no Art. 319 do CC.
Como garantir a autenticidade e validade de um recibo digital?
Para garantir a autenticidade de um recibo digital, ele deve ser assinado digitalmente por meio de certificados digitais, como o ICP-Brasil, e conter um carimbo de tempo.
Quais cuidados devem ser tomados ao assinar um recibo manualmente ou eletronicamente?
Em assinaturas manuais, é importante verificar a clareza e legibilidade. No caso de assinaturas eletrônicas, o uso de certificados digitais confiáveis e a preservação da integridade do documento são essenciais.
Há um valor mínimo ou máximo para a emissão de um recibo?
Não há um valor mínimo ou máximo estipulado em lei para a emissão de um recibo. Recibos podem ser emitidos independentemente do valor da transação.
O que é o recibo provisório e quando ele deve ser utilizado?
O recibo provisório é utilizado quando há um pagamento parcial ou quando o valor ainda não foi compensado. Ele é substituído pelo recibo definitivo quando a transação é concluída.
Qual é a importância de contar com ajuda profissional?
Quem trabalha com vendas e prestação de serviços que exigem pagamentos e cobranças costuma ficar com muitas dúvidas sobre os recibos que precisam ser emitidos. Por isso, ao lidar com esses comprovantes, vale contar com o auxílio de um advogado.
Se ocorrer alguma cobrança, você terá um profissional da área disponível para verificar a validade jurídica desses documentos. Até mesmo na elaboração dos recibos, a presença de um advogado pode garantir que o comprovante formulado tenha todos os dados necessários e possa servir como prova em uma eventual ação judicial.
Para diferentes tipos de negócios e transações diversas, é fundamental garantir segurança para as partes envolvidas. Em negociações que envolvem algum tipo de pagamento, quem emprega o dinheiro precisa confiar que não será acionado futuramente por algo que já foi quitado.
Dessa forma, saber como elaborar um recibo se mostra indispensável para profissionais que lidam com um grande volume de produtos e serviços. Esse documento é a garantia de não sofrer prejuízos ao ser surpreendido negativamente com demandas relacionadas à comprovação das transações.
Agora que você já sabe a importância desse tipo de comprovante, veja um modelo de recibo para o seu negócio!
