O que é um ofício?
Ofício é o nome comumente utilizado para solicitar, reivindicar, notificar ou comunicar formalmente sobre determinado tema. Mais utilizado por repartições públicas ou corporações empresariais que precisam ter um registro e controle das notificações enviadas utilizando-se para tanto uma numeração contínua e crescente dos ofícios enviados. Este controle busca permitir também a devida correspondência à resposta ao ofício, viabilizando a organização interna do que foi emitido e do que foi respondido.
Qual a diferença entre ofício e memorando?
O ofício se diferencia do memorando por se tratar de um ato formal externo, já o memorando se caracteriza por ser uma comunicação interna. Em alguns casos, esta diferenciação foi abolida e passou-se a utilizar o termo ofício nas duas hipóteses, a exemplo da 3ª edição do Manual de Redação da Presidência da República.
De onde vem o nome ofício?
O termo ofício vem da palavra oficial, por este motivo que o documento ter caráter formal e busca oficializar algum ato. Por esta razão tem-a a importância de ter o controle da entrada e saída de ofícios, seja certificado o destinatário e qualificação correta para a sua efetiva notificação, bem como seja registrada a data da ciência do oficiado e a prova de que o ofício foi recebido, seja por meio de assinatura no próprio documento ou por envio pelo correio com AR.
O que é protocolo?
Protocolo é o nome designado para comprovar a entrega do documento e o recebimento do destinatário. O protocolo tem como finalidade a comprovação do recebimento da notificação do teor do ofício.
Como elaborar um ofício?
O primeiro ponto é elaborar um roteiro, com todos os requisitos que devem ser observados na elaboração de um ofício, tais como direcionamento, assunto, pedidos e fechamento, da seguinte forma:
Cabeçalho: O cabeçalho é responsável por indicar de imediato o emissor do ofício, por meio de uma folha timbrada contendo o logo, brasão ou identificador de quem emite. Os dados do emissor para contato, tais como endereço, telefone, endereço de correspondência eletrônica, sítio eletrônico oficial, podem ser informados no rodapé do documento, centralizados.
Número do ofício: A numeração do ofício tem como finalidade organizar internamente as notificações enviadas com a respostas recebidas. É possível organizar ainda com base nos assuntos de cada ofício. Por exemplo: Ofício para cobranças: COB 001. Ofícios para notificações: NOT 002.
Local e data: O local e data tem importância relevante para o controle de quem emite e de quem recebe o ofício. Atentar à diferença da data de envio e de recebimento por quem é oficiado para fins de contagem dos prazos, que geralmente inicia da data do recebimento do ofício, que deve ser assinalado no protocolo (na parte de baixo do ofício por quem o recebeu).
Destinatário: Importante definir com clareza o responsável pelo recebimento do ofício, indicando pormenorizadamente o nome, cargo e endereço de sua localização, incluindo o setor, se for possível, sob pena de extravio junto a grandes empresas ou repartições públicas.
Assunto: Indique o tema tratado. Quanto mais direto, objetivo e claro for, melhor. O Assunto busca direcionar o ofício internamente para quem de fato tenha a qualificação e responsabilidade em respondê-lo.
Mérito: No objeto do ofício, especifique a finalidade do ofício (motivos) e pedidos específicos que se espera daquele ofício, estabelecendo prazos e a quem deve ser respondido.
Assinatura: Identificar com clareza quem assina, com nome, cargo e a instituição que representa.
Protocolo: Não deixe de indicar o nome e data do recebimento do ofício. Pela importância das consequências da ausência de reposta ou providências pelo oficiado é muito importante que se tenha registro do recebimento do ofício. Seja pela assinatura no próprio documento ou mesmo pelo retorno do AR, quando enviado pelo correio.
Outras informações: Não deixe de indicar dados de contato para obtenção de maiores informações.
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