Você sabe quais são as verdadeiras diferenças entre ofício e memorando? Para um advogado, é muito importante saber em quais casos cada um deles é utilizado e para que eles servem, uma vez que é algo visto com frequência na rotina jurídica. Contudo, também é normal encontrarmos profissionais da área, inclusive advogados, que ainda têm dúvidas sobre ofício e memorando. Por essa razão, preparamos este post para esclarecermos, de uma vez, todos os questionamentos sobre o tema.
Se você deseja conhecer os detalhes sobre ofício e memorando e suas principais diferenças, continue a leitura deste post e confira!
O que é um ofício?
Um ofício é um documento que, em geral, tem como objetivo solicitar, comunicar, reivindicar ou notificar de maneira formal sobre um determinado assunto. Esse tipo de documento costuma ser utilizado por locais que precisam ter um registro e controle das notificações enviadas, como as repartições públicas.
Os ofícios também costumam contar com uma numeração contínua e crescente — controle que facilita a organização interna do que foi emitido e do que foi respondido. As respostas aos ofícios, em geral, também devem citar a referida numeração. O termo ofício, inclusive, vem da palavra oficial, uma vez que se trata de um documento que apresenta caráter formal e tem como objetivo principal oficializar algum ato — razão pela qual é fundamental contar com o controle da entrada e saída de ofícios.
O que é um memorando?
Já o memorando, por sua vez, é um texto usado para transmitir informações rápidas, a fim de tratar sobre temas internos ou externos de maneira desburocratizada e objetiva. Esse tipo de documento costuma ser utilizado tanto no setor privado quanto no público.
Dessa maneira, o memorando pode ser classificado como um meio de informação externo ou interno que, em geral, são textos curtos, diretos, coesos e claros a fim de facilitar seu entendimento. Contudo, a sua principal utilidade costuma ser a transmissão de informações internas dentro de uma empresa ou instituição.
A divulgação de um memorando pode ocorrer tanto fisicamente, por meio de divulgações internas (como publicações em murais de informações) ou por correspondência, quanto eletronicamente, por meio do envio de e-mail no correio eletrônico.
Quais são as diferenças entre ofício e memorando?
Agora que você já sabe o que é um ofício e o que é um memorando, vamos apresentar, a seguir, as principais diferenças entre cada um deles.
Finalidade
Entre as principais diferenças entre ofício e memorando está a finalidade de cada um deles. Como vimos, o ofício é caracterizado como um ato externo e formal que costuma exigir respostas da parte que o recebe. O memorando, por sua vez, costuma ser utilizado para comunicações expressas e, em geral, internas.
Elaboração
O memorando, como vimos, deve ser um documento objetivo e, em sua elaboração, costumam ser inseridos os seguintes itens:
- logo, símbolo, timbre ou marca da instituição que o envia;
- numeração do documento;
- local e data de sua criação;
- nome do emissor;
- nome e cargo do destinatário;
- assunto do documento;
- pronome de tratamento (como "prezados");
- mensagem do documento, ou seja, o seu texto principal;
- despedida do texto (por exemplo, a utilização da palavra "atenciosamente");
- assinatura e cargo do remetente, ou seja, do emissor do memorando.
O ofício, por ser um documento mais formal, além dos itens do memorando deve contar com as seguintes características:
- um vocativo que invoca o destinatário, como "Senhor, Ministro";
- informações do remetente — como endereço postal, telefone, e-mail e nome do órgão ou setor — devem fazer parte do cabeçalho ou do rodapé do documento.
Nível hierárquico das unidades de comunicação
O memorando pode ser utilizado entre unidades administrativas de uma instituição para se direcionar a setores do mesmo nível hierárquico ou de níveis diferentes, uma vez que ele pode ter caráter administrativo e pode ser utilizado para expor ideias, projetos, diretrizes, entre outros. Já o ofício é expedido por uma autoridade e tem como destinatário outra autoridade.
Tipos
No caso do memorando, existem dois tipos que são utilizados tanto por empresas públicas quanto privadas para transmissão de informações oficiais, são eles:
- memorando externo: costuma ser usado para enviar documentos que apresentam informações concisas, diretas e coesas para outras empresas ou órgãos públicos. Contudo, a sua utilização não é tão comum, justamente porque, nesse caso, o documento que costuma ser mais usado para essa finalidade é o ofício;
- memorando interno: costuma ser mais utilizado por locais de médio ou grande porte, uma vez que as empresas menores, em geral, não se atentam a formalidades. O seu uso é semelhante a um aviso ou carta circular, uma vez que serve para enviar informações a outros setores ou departamentos da instituição.
Já o ofício conta com apenas um tipo e deve ser diferenciado do aviso, que, por sua vez, é expedido de forma exclusiva por Ministros de Estado apenas para autoridades que contam com a mesma hierarquia que a sua.
Encaminhamento do documento
O ofício costuma ser encaminhado com protocolo, a fim de comprovar a entrega do documento e o recebimento do destinatário. Trata-se de uma medida importante em razão das consequências da ausência de resposta ou providências pelo oficiado.
O protocolo pode ser feito tanto por meio de uma assinatura no próprio documento, por exemplo, ou nos casos em que o envio é feito pelos Correios pelo retorno do AR (aviso de recebimento). O memorando não exige tanta formalidade e pode ser encaminhado sem protocolo.
É válido ressaltar que existem casos nos quais a referida diferenciação foi extinta e o termo "ofício" foi utilizado em ambas as hipóteses, como na 3ª edição do Manual de Redação da Presidência da República. No entanto, se trata de uma exceção, pois, como vimos, realmente existem diferenças entre ofício e memorando.
Agora que você já conhece todas as diferenças entre ofício e memorando, deve ter percebido que apesar de serem confundidos por muitas pessoas, eles contam com características distintas, não é mesmo?
Dessa maneira, o advogado não deve confundir ofício e memorando. Para não se esquecer de nenhum detalhe e cometer erros, o recomendado é que os profissionais da área jurídica utilizem bons modelos de documentos de conteúdo jurídico — como os da Modelo Inicial.
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